للمزيد من أدلّة السلامة الرقميّة، يرجى زيارة موقعنا SalamaTech
كيفية صياغة رسائل البريد الالكتروني
تعتبر كتابة البريد الالكتروني من أهم المهارات التي يجب أن يتقنها مستخدمي الإنترنت والباحثين عن دعم لقضاياهم من جهات مختلفة. فالكثير من الشركات العالمية والمؤسسات تعتمد على مراسلات البريد الالكتروني لإنجاز الأعمال والتواصل مع الجهات الفاعلة بهدف طلب الدعم أو الإعلان عن الخدمات أو النشاطات. فيما يلي أهم النصائح التي يجب اتباعها عند صياغة رسائل البريد الالكتروني:
1
1
البساطة: لا يجب أن يحتوي البريد الالكتروني الواحد على أكثر من طلب واحد، إذ أن بساطة المحتوى تزيد من احتمال قراءة الرسالة بـ 48%.
2
2
اختر عنواناً لافتاً وواضحاً للرسالة: ضع عنواناً مختصراً يعبر عن محتوى الرسالة بوضوح.
3
3
اكتب رسالة البريد الإلكتروني كما لو أنك تكتب رسالة خطية:
- ابدأ المقدمة تمهيدا للنص بجملة أو جملتين، وحاول استخدام صيغة السؤال لحث القارئ على متابعة القراءة.
- اسرد التفاصيل المهمة تباعاً في المقطع الثاني، فاذكر سبب إرسال الرسالة، وغايتك منها. اتبع أسلوب السرد لتضمنوا لفت انتباه القارئ.
- يجب أن يحتوي المقطع الثالث، والأخير، على دعوة مختصرة ومقنعة لجمهورك للتحرك وعمل شيء. في هذا المقطع، اطلب من القارئ القيام بما تريدونه بصورة واضحة ومباشرة.
- اختم الرسالة بتوقيع مهني محترف.
4
4
الجودة أولاً: دقق رسالتك عدة مرات، واستعن بشخص آخر لقراءتها، واستخدم الفحص الإملائي الإلكتروني قبل الإرسال.
- نسق رسالتك باستخدام خطوط وألوان وأحجام متناسقة مع بعضها البعض. لا ترفق أكثر من رابط واحد يوجه القارئ إلى ما تريده..
- تجنب إرفاق الملحقات مع الرسائل، خصوصاً عند التواصل مع أشخاص جدد، حيث تُشغّل الملحقات فلاتر الرسائل غير المرغوبة، وتعد مصدراً خطيراً للبرمجيات الخبيثة.
- أضف لمسةً شخصية على الرسالة، إذ تزيد احتمالات الاقتناع بالرسائل ذات الطابع الشخصي بنسبة 200%.
5
5
تأكد من إمكانية قراءة الرسالة على الأجهزة المحمولة، إذ أن 47% من الرسائل الالكترونية تقرأ على الأجهزة المحمولة:
- اختر حجم خط كبير، تمكن قراءته بسهولة على الأجهزة المحمولة.
- تأكد من ادراج طلبك المباشر بشكل واضح وبمكان ملائم في الرسالة.
- ضع العناصر المهمة القابلة للنقر في منتصف الشاشة، أي في وسط الرسالة.
6
6
اتبع استراتيجية مناسبة في اختيار توقيت إرسال الرسائل الالكترونية: قم بمراعاة فروق التوقيت وأيام العطل بحسب مكان تواجد المتلقي.
