للمزيد من أدلّة السلامة الرقميّة، يرجى زيارة موقعنا SalamaTech
كيفية التخطيط لعقد مؤتمر صحفي
يجب عقد المؤتمرات الصحفية فقط عندما تكون لديك قصة هامة مثيرة للاهتمام، وتستحق النشر ويشكل موضوعها مسألة هامة بالنسبة لعموم الناس.
1
1
يجب التخطيط للمؤتمر الصحفي قبل إسبوعين على الأقل من انعقاده، إذا كان ذلك ممكناً.
2
2
قم باختيار تاريخ لا يتعارض مع أي أحداث أخرى ذات أهمية إعلامية.
3
3
قم بتحديد وسائل الإعلام المناسبة التي ينبغي الاتصال بها. نصيحة: استهدف وسائل الإعلام المهتمة بتغطية الموضوعات المتعلقة بقضيّتك أو منظّمتك.
4
4
اكتب بياناً صحفياً أولياً مبيّناً السبب وراء عقد المؤتمر الصحفي ومدى أهمية الموضوع بالنسبة لوسائل الإعلام، وأرسله قبل أسبوع من انعقاد المؤتمر الصحفي.
5
5
يجب إعداد موقع المؤتمر الصحفي قبل ساعة على الأقل من موعد الانعقاد. تأكد من تجهيز العدد الكافي من الكراسي للعدد المتوقع من الحضور. واختبر أنظمة الصوت والإضاءة.
6
6
ابدأ المؤتمر الصحفي من خلال قيام المتحدث بالترحيب بالحضور وتعريفهم بالمتحدث الرئيسي (أو المتحدثين). يجب على المتحدث أيضاً عرض الموضوع وفتح الباب أمام طرح الأسئلة.
7
7
يتم اختتام المؤتمر الصحفي من خلال إعلان أحد المتحدثين نهاية المؤتمر الصحفي وتقديم الشكر للحضورعلى حضورهم واستجابتهم للدعوة. وينبغي أن يكون أحد المتحدثين متواجداً بعد المؤتمر الصحفي لتأكيد المعلومات والإجابة على أي أسئلة إضافية تتعلق بالموضوع.
8
8
المدة الزمنية : يجب أن تكون تصريحات المتحدث قصيرة وموجزة. وينبغي أن لا تتجاوز المدة الزمنية للمؤتمر الصحفي 20-30 دقيقة (بما في ذلك جلسة الأسئلة والأجوبة). إذا كان هناك الكثير من المتحدثين، قد لا يكون أياً منهم قادراً على التحدث لأكثر من دقيقتين فقط أو نحو ذلك.
9
9
الأدوات الأساسية اللازمة
ا. جهاز صوت متعدد المخارج يسمح لوسائل الإعلام بالحصول على الصوت بشكل مباشر.
ب. منصة، وتجهيزات صوتية، وأجهزة عرض.
ج. يجب أن يتوفر ما يكفي من المآخذ الكهربائية لتغذية أجهزة الكمبيوتر والكاميرات والأجهزة السمعية والبصرية التي يحتاجها الصحافيون.
د. مساحة كافية للكاميرات التلفزيونية لتتمكن من التصوير.
ه. ضع لافتة خلف المنصة، وجهّز منصة مرتفعة ووسائل سمعية وبصرية لتقديم المعلومات.
و. إعداد ملف صحفي يحتوي على بيانك الصحفي، ومعلومات عن خلفية الموضوع أو المنظمة، ومعلومات الاتصال.
نصائح ومعلومات مساعدة
من المهم أن تخطط بشكل مسبق وتقوم بدعوة الحضور قبل المؤتمر بمدة كافية.
حاول عقد المؤتمر الصحفي ما بين 10:00 صباحاً حتى 2:00 بعد الظهر. فمن الصعب عقده قبل الساعة 10:00 صباحاً بالنسبة للصحفيين. أما بعد الساعة 2:00 بعد الظهر فقد يكون الوقت متأخراً لعرض الخبر في نشرات الأخبار المسائية.
حاول عقد المؤتمر أيام الثلاثاء، أو الأربعاء أو الخميس، فعادة ما يحضر عدد أكبر من المدعوين في تلك الأيام.
ينبغي أن يكون أحد المتحدثين متوفراً بعد المؤتمر الصحفي لتأكيد المعلومات والإجابة على أي أسئلة إضافية.
ينبغي في حال توفر صجفيين أو وسائل اعلام أجنبية توفير الترجمة الفورية للمؤتمر وكذلك البيان الصحفي باللغة الانكليزية.
قدّم المشروبات والوجبات الخفيفة والمواد الترويجية للمنظمة.
يجب اختيار موقع عقد المؤتمر بمكان يمكن الوصول إليه بسهولة و معروف في المنطقة.
